Aktuální vydání

celé číslo

01

2024

Automatizace skladování, logistiky a manipulace s materiálem

Programovatelné automaty, průmyslové počítače, jednotky I/O, bezpečnostní systémy

celé číslo

Software pro správu dokumentů přinese přehled a bezpečnost

Firemní dokumenty nezřídka obsahují know-how, cenné pro fungování společnosti. Ať už jde o receptury, unikátní technologické postupy, patenty, citlivé obchodní smlouvy, nebo třeba „jen“ interní směrnice. Proto se vyplatí investovat do softwaru pro správu dokumentů neboli DMS (Document Management System), který zajistí, že firma bude mít všechny své dokumenty bezpečně centrálně řízené a zaměstnanci budou schopni vyhledat jakýkoliv dokument mezi tisícovkami dalších, a to včetně všech souvisejících dokumentů a záznamů o tom, kdo a kdy s dokumentem pracoval, kdo vytvořil novou verzi, kdo ji schválil nebo se s dokumentem seznámil apod.

Nejčastěji se ve firmách využívá pro dokumenty sdílený disk na centrálním serveru. Do něj mívají zaměstnanci oprávnění různě zasahovat, dokumenty pak do složek ukládá každý ručně, obtížně se udržují jmenné konvence i pravidla pro ukládání dokumentů do konkrétních složek. Instalací softwaru DMS získá firma nástroj pro efektivní a dlouhodobou správu veškerých firemních dokumentů. Na trhu jsou jak softwarové systémy, vhodné pro malé firmy, ale také komplexní systémy, které dají firmám jistotu, že splní jejich rostoucí požadavky v budoucnosti. Mezi takové systémy patří české firmy Onlio. Kromě základních funkcí nabízí tento systém také univerzální nástroje, jakými jsou výkonné vyhledávání včetně fulltextového, verzování dokumentů, vzájemné propojování souvisejících dokumentů (např. smlouvy a jejich dodatky), řízení oběhu pomocí workflow (např. schvalování faktur, anebo prokazatelné seznámení se směrnicemi) a samozřejmě zaručuje, že k dokumentu nebude mít přístup nikdo, kdo jej mít nemá.

Obr. 1. Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio

 Problém složkové struktury na sdílených serverových discích je mimo jiné také ten, že se za roky fungování serveru postupně nahromadí spousta výjimek v uživatelských oprávněních, a to až do té míry, že už ve firmě není nikdo, kdo by měl v oprávněních přehled. V propracovaných DMS však lze centrálně díky preciznímu nastavení uživatelských oprávnění nastavit nejen dostupnost samotných dokumentů, ale také akcí, které jsou u dokumentů k dispozici konkrétním uživatelským rolím. Ten, kdo oprávnění k přístupu nemá, složky v systému vůbec nevidí, anebo není schopen spustit akce vyhrazené jen vyšším rolím, vysvětluje Pavel Nykl, obchodní ředitel společnosti Onlio, která stojí za vývojem systému eDoCat.

Více informací je k dispozici na: http://rizenadokumentace.edocat.cz. S dotazy a požadavky se mohou zájemci obracet na Danu Samkovou, mobil: 777 648 997, e-mail: dana@seteva.cz

(Onlio)