Aktuální vydání

celé číslo

02

2024

Amper 2024

celé číslo

Význam projektového řízení pro automatizační praxi

číslo 7/2005

Význam projektového řízení pro automatizační praxi

V současné době je mnoho našich automatizačních firem konfrontováno s globálním trhem jako prostředím, kde se běžně používá projektové řízení. Jak by na tuto skutečnost měly reagovat? Příspěvek upřesňuje současné pojímání projektového řízení v průmyslově vyspělém, stručně západním světě a ukazuje na jeho rozdílné chápaní u nás.

Současné projektové řízení

Nejprve několik obecných poznámek o chápání projektu v současném západním světě.

Projektové řízení (anglicky project management) slouží k naplánování a realizaci složitých, zpravidla jednorázových akcí, které je třeba uskutečnit v požadovaném termínu při nepřekročení plánovaných nákladů tak, aby se dosáhlo stanovených cílů. Stručně lze projektové řízení charakterizovat také jako prostředek pro účinné a efektivní uskutečňování změn.

Předmětem projektového řízení je projekt jako jedinečný proces, sestávající z řady koordinovaných a řízených činností s definovanými okamžiky zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení cíle, který vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji (ČSN/ISO 10 006, odst. 3. 4).

Cílem projektového řízení je zajistit naplánování a realizaci úspěšného projektu, kterým se rozumí případ, kdy v plánované době a s plánovanými náklady bylo dosaženo cílů projektu s optimálním využitím přidělených zdrojů a bez negativních dopadů projektu na okolí.

Cílová změna je způsobena realizací výstupů projektu. Obvykle nelze změnu realizovat přímo, ale předpokládá se, že uskutečnění projektu způsobí navození změny.

Projektové řízení vychází z poznání, že jakmile rozsah, neobvyklost, složitost, obtížnost a rizikovost projektu přesáhnou určitou míru, je pro řízení celé akce nutné použít adekvátní metody.

Základním problémem je řešení tzv. trojimperativu. Ten lze schematicky znázornit v podobě trojúhelníku (magic triangle, obr. 1).

Obr. 1.

Obr. 1. Trojimperativ projektového řízení: vztah mezi specifikací cíle a přípustnou dobou trvání a náklady projektu

Řešením trojimperativu je nalezení vhodného vztahu mezi specifikací cíle, časovou lhůtou a náklady pro konkrétní projekt. Protože maximalizace cílů při minimalizaci nákladů a doby trvání projektu často vede k protichůdným požadavkům, je u většiny projektů třeba hledat vhodný kompromis.

Kdy je vhodné používat projektové řízení?

Projektové řízení je zvlášť vhodné k řešení problémů s typickými vlastnostmi projektů. Jsou to zejména:

  • vývoj nových výrobků,
  • zavádění nových výrobních metod,
  • zavádění nových výrobků do výroby a jejich uvádění na trh,
  • návrh a realizace investičních akcí,
  • návrh a realizace informačních systémů,
  • zavádění systémů řízení jakosti podle ISO 9000,
  • příprava a realizace zakázek v kusové výrobě apod.

Kdy naopak není vhodné používat projektového řízení? Jde-li o periodicky opakované činnosti, např. operativní plánování výroby, periodické prohlídky strojů, každodenní kontrolní činnosti apod. V těchto případech je lepší použít jiné formy řízení (např. řízení podle odchylek, extremální řízení, programové řízení apod.). Projektové řízení se rovněž nevyužívá při jednoduchých, bezproblémových akcích, na které stačí běžná denní rutina. Není vhodné je aplikovat v mimořádných situacích (technické katastrofy, živelné pohromy, bezprostřední válečné operace, firemní a jiné krize). Pro takové případy jsou k dispozici jiné specializované postupy (např. krizový management). Projektové řízení není také vhodné pro dlouhodobé akce trvající mnoho let. Projektové řízení se těžko prosazuje v těch firmách, kde vládne bezradnost, chaos, emoce a převládá nevzdělanost.

Postavení projektového řízení ve světě

Projektové řízení patří v západních zemích ke standardnímu způsobu práce úspěšných firem a západní management považuje znalosti projektového řízení za nedílnou součást dovednosti řídících i řadových pracovníků.

V České republice působí Společnost pro projektové řízení (SPŘ, http://www.ipma.cz), která je českým národním členem mezinárodní společnosti IPMA (International Project Management Association, http://www.ipma.ch). Ta se, zejména prostřednictvím svých 27 národních organizací, snaží podporovat rozvoj a využívání projektového řízení v Evropě.

Poznamenejme, že odborníci na americkém kontinentu založili Project Management Institute (PMI), jehož prostřednictvím jsou organizovány aktivity ohledně zavádění a využívání projektového řízení v tomto regionu (http://www.pmi.org).

Významnou aktivitou IPMA ve všech členských zemích je certifikace projektových manažerů. Certifikát projektového manažera je pro jeho nositele dokladem odborných znalostí a schopností v oblasti řízení projektů.

Používané metody a techniky projektového řízení

Základním nástrojem pro plánování a řízení projektů je síťová analýza, konkrétně metody CPM (Critical Path Method), PERT (Program Evaluation and Review Technique) a MPM (Metra Potential Method). Metody síťové analýzy jsou určeny k plánování času, nákladů a zdrojů. V poslední době se jako nová prosazuje metoda kritického řetězce (critical chain) od profesora Goldratta, založená na teorii omezení [1]. Pro zahajování projektů jsou často používány metoda logického rámce (logical framework method) a technika řízení podle cílů (Management by Objectives – MBO) doprovázené metodou SWOT (analýza silných a slabých stránek). Při navrhování, ale především k prezentaci časového průběhu činností projektu se používají Ganttovy diagramy. Ke zjištění potenciálních překážek úspěšnosti projektu se aplikují vybrané postupy pro analýzu rizik přebírané z oboru rizikového inženýrství (Risk Engineering), jako např. RIPRAN (Risk Project Analysis) a FRAP (Facility Risk Analysis Process). Pro zjištění podpory úspěšnosti projektu je vhodná metoda analýzy kritických faktorů úspěchu CSFA (Critical Success Factor Analysis) a technika Ishikawových diagramů. K vyhodnocování stavu projektu a k predikci jeho vývoje lze využít metodu analýzy dosažené hodnoty (earned value analysis) nebo tzv. SSD grafy (Structure-Status-Deviation). Ke snížení nákladů na projekty se používají různé modifikace hodnotové analýzy (value analysis) a nákladového controllingu. Pro úspěšné zvládnutí týmové práce jsou k dispozici různé formy porad (walkthroughs), metody skupinového řešení problémů (brainstorming, Dehphi, Occamova břitva). K ekonomickému vyhodnocení projektů se používají takové postupy, jako je analýza čisté hodnoty projektu, výpočet ROI (Return on Investment), CBA (Cost/Benefit Analysis) atd. Výčet není a nemůže být úplný, protože projektové týmy vedle uvedených metod používají ještě mnoho speciálních metod pro řešení specifických problémů (např. metoda PRojects IN Controlled Environments – PRINCE, zaměřená zejména na řízení projektů v informatice).

Kromě základních metod specifických pro projektové řízení odborníci využívají několik dalších metod systémové a operační analýzy: metody pro podporu rozhodování, modelování procesů, počítačovou simulaci projektů apod.

Téměř všechny metody jsou dnes podporovány počítačovými programy s vysokým stupněm uživatelské přívětivosti, s relativně snadnou obsluhou a s rozsáhlými možnostmi rozličných grafických barevných výstupů pro potřeby pracovníků projektového týmu a dalších účastníků prací na projektu. Velmi rozšířené jsou takové produkty jako Project Planner od firmy Primavera, MS Project firmy Microsoft, Super Project firmy Computer Associates, Power Project-Templan firmy Asta Development, Time Line firmy Symantec atd. Používají se i specializované produkty, např. Project Management Forecast od firmy Timing, Praha, pro simulaci projektů, produkt Comfare pro ekonomickou analýzu projektů podle metodiky UNIDO apod. Mnohé ze současných automatizovaných informačních systémů jsou přímo uzpůsobeny pro podporu projektového řízení svými problémově orientovanými moduly, např. R/3 od firmy SAP apod.

Řízení automatizačních projektů

Současná doba vyžaduje uskutečňování mnoha změn a velkých akcí ve velmi krátkých termínech a při omezených nákladech i zdrojích. Přitom rychlý běh života dnešní společnosti nedovoluje zkoušet dosáhnout cílů opakovanými pokusy. Metoda pokusů a chyb (trials and errors) je v konkurenčním tržním prostředí téměř nepoužitelná, protože tržní ekonomika většinou neposkytuje další příležitost k následnému pokusu, byť i lepšímu. Tato situace je dnes typická i pro zavádění či zdokonalování automatizačních řešení.

Ostrá konkurence nutí firmy snižovat náklady a dodržovat plánované náklady. Podobně to platí i o termínech. V České republice, kde zatím nejsou k dispozici rozsáhlejší tuzemské investiční zdroje, se ještě stále „šetří„ finanční prostředky na úkor posouvání termínů. Ve vyspělých západních zemích je však čas kritickým faktorem úspěchu. Automatizační firma, která má dlouhé lhůty dodání, se v současnosti těžko prosazuje i při nižších cenách. Sjednané termíny je přitom třeba dodržovat.

Projektové řízení představuje pomoc při překonávání problémů, které nyní přináší klasická liniová hierarchická organizační struktura, stále ještě převažující u nás i v zahraničí. Jde o překonání zejména těchto problémů:

  • dlouhé komunikační řetězce,
  • časové ztráty při složité komunikaci při přípravě i realizaci automatizačních řešení,
  • zkreslování při komunikaci uvnitř firmy jak u zákazníka, tak u dodavatele,
  • výskyt tzv. ping-pongového efektu (problémy se neřeší, ale přehazují „přes zeď“ jiným oddělením).

Týmová práce a propracované metody projektového řízení umožňují podnikům rychle vyvíjet i složité výrobky nebo realizovat složité akce, které jim následně mohou přinést rozhodující konkurenční výhodu. Mnohé progresivní západní firmy reorganizovaly svoje dosavadní organizační struktury na projektové nebo maticové struktury a spolu se stanovením firemních projektů přešly na způsob řízení označovaný jako řízení podle projektů (Management by Project, též projektově orientovaná firma).

Současná turbulentní doba, plná překotných změn, způsobuje, že klasická regulace firemních procesů v současných automatizačních firmách podle vzniklých odchylek již nevyhovuje. Cílené dosahování změn prostřednictvím projektového řízení je právě ta možná alternativa, která tento problém řeší. Projektové řízení je nástrojem k realizaci moderního způsobu řízení podle cílů (MBO).

V mnoha případech, jako jsou velké mezinárodní projekty, nákladné státní akce, speciální zakázky pro kosmický výzkum nebo armádu, lze dokonce v mnoha případech už i u nás zakázku získat jen poté, co firma prokáže schopnost realizovat automatizační projekt metodami kvalitního projektového řízení.

Západní svět považuje znalost projektového řízení za standardní znalost, kterou musí mít vedoucí pracovník, a používání projektového řízení považuje za osvědčený způsob (best practice), jejž úspěšné firmy používají pro zajištění odpovídající schopnosti konkurovat. Je to i problém terminologický, se kterým je třeba se vypořádat, aby se i naše firmy dokázaly úspěšně zapojit do současné i budoucí mezinárodní spolupráce1). Pro usnadnění orientace je v tab. 1 uvedeno schéma upřesňující obsah pojmů projekt a návrh.

Tab. 1. Upřesnění obsahu pojmů projekt a návrh

Návrh (design)

specifikace a výpočet technicko-ekonomických parametrů

nalezení technického řešení jednotlivých funkcí

specifikace nakupovaných prostředků

výběr vhodných produktů

konstrukce atypických prvků a prostředků

vypracovaní technické dokumentace (výpočty, výkresy, kusovníky, technické zprávy, návody atd.)

Projekt (project)

stanovení účelu a cílů projektu včetně analýzy přínosů

nalezení činností pro realizaci projektu

naplánování dob trvání jednotlivých činností a dílčích nákladů na činnosti

stanovení časového průběhu činností

určení KDO?, KDY?, CO? a JAK? provede a zjištění, jaké prostředky je třeba mít k zajištění jednotlivých činností

stanovení rizik a opatření k jejich zmenšení

realizace a řízení plánovaných činností

Jestliže naše automatizační firmy chtějí uspět na globálním světovém trhu, ba už i na evropském trhu, musí si dobře osvojit metody projektového řízení.

Přínosy projektového řízení pro automatizaci

Používat projektové řízení při realizaci automatizačních projektů je v mnoha ohledech výhodné. Přínosy jsou zejména:

  • zvýšení pravděpodobnosti dosažení cílů (snížení rizika neúspěchu) automatizačních projektů,
  • úspora nákladů na automatizaci,
  • kratší doby trvání automatizačních projektů,
  • úspora námahy vynaložené na realizaci automatizačních projektů,
  • možnost snazšího dorozumění se západními firmami při dodávkách automatizace,
  • příležitost podílet se na zahraničních zakázkách,
  • snazší přístup k zejména zahraničním půjčkám,
  • možnost nechat firmu certifikovat podle ISO 9000:2000 z hlediska použití projektového řízení.

Již zmíněná norma ČSN/ISO 10006 nabádá k používání projektového řízení jako nástroje k dosažení vysoké jakosti výrobků a služeb a k zajištění kvalitního průběh realizovaných projektů. Na ni navazuje norma ČSN/ISO 10007, která popisuje, jak uskutečňovat změny v automatizačních projektech. Té je také třeba věnovat patřičnou pozornost, neboť množství změn je pro současné automatizační projekty typické.

Závěr

Českým firmám rozhodně nechybí technické schopnosti a dovednosti. V jistotě dosahování naplánovaných cílů však zaostávají za progresivními západními konkurenty. Chtějí-li zvýšit svoji konkurenční schopnost v EU i ve světě, je zvládnutí moderního projektového řízení nutným předpokladem a dobrým prostředkem.

Česká republika má dlouholetou tradici ve využívání takových metod, jakými jsou např. CPM a PERT. V důsledku existence „železné opony„ po 2. světové válce však ztratila bezprostřední kontakt s rychle se rozvíjejícím projektovým řízením ve světě. Proto lze v současné době slyšet časté výtky zástupců EU, kteří kritizují špatnou kvalitu projektů v naší republice. V důsledku nekvalitních projektů pak naše obce, města, instituce a firmy často ztrácejí např. možnost čerpat finanční prostředky z fondů EU.

Zvládnutí znalostí projektového řízení a jeho využívání v praxi by rozhodně mělo být v centru pozornosti především manažerů našich firem, včetně automatizačních. V nedávné době bylo používání projektového řízení považováno za konkurenční výhodu. Po roce 2005 je používání projektového řízení již nezbytnou nutností.

Literatura:
[1] GOLDRATT, M. E.: Kritický řetězec. InterQuality, Praha, 1999.
[2] ROSENAU, D. M.: Řízení projektů. Computer Press, Praha, 2000.
[3] HYNDRÁK, K.: Vytváříme projekty v programu MS Project 2000. Grada, Praha, 2002.
[4] ISO/ČSN 10006 Směrnice pro management jakosti projektu. Český normalizační institut, Praha, 2004.

Doporučené webové stránky:
http://www.ipma.ch (mezinárodní organizace IPMA)
http://www.ipma.cz (Společnost pro projektové řízení)
http://www.sppr.sk (Spoločnosť pre projektové riadenie)
http://www.pmi.org (Project Management Institute, USA)
http://www.allpm.com (vše o projektovém řízení)
http://www.pmmasterscertificate.com (certifikace projektových manažerů v USA)
http://www.pmforum.org (vše o projektovém řízení)
http://www.primavera.com (firma Primavera Software)
http://www.prince2.com (metoda PRINCE)

doc. Ing. Branislav Lacko, CSc.,
člen IPMA – SPŘ a certifikovaný projektový manažer,
Fakulta strojního inženýrství VUT Brno
(lacko@fme.vutbr.cz)


1) Po přečtení článku by měl čtenář být schopen rozlišit mezi pojmy návrh a projekt. V porovnání s anglosaskou terminologií má totiž české slovo projekt širší význam. Proto se v českém regionu často používá termín projekt tam, kde západní odborníci používají termín návrh, či se u nás v mnoha odvětvích termínem projekt označuje soubor výkresové dokumentace. České slovo projekt může, podle kontextu, odpovídat anglickým výrazům project, design i documentation.