Českým firmám se vyplácí digitalizace dokumentů

Správa a řízení dokumentace jsou velkou příležitostí pro robotizaci rutinních prací, snížení zátěže zaměstnanců a také získávání značného množství dat pro následné analýzy.

Nový obchodní model, který představila společnost Konica Minolta, může vzniknout i na základě analýz. Jedním ze zjištění je, že digitalizace firmám snižuje náklady na zpracování dokumentů o více než polovinu. 

Za posledních pět let zákazníci firmy Konica Minolta v České republice elektronicky zpracovali více než půl miliardy stran o formátu A4. Pouhým zavedením automatizovaného přepisu údajů z naskenovaných dokumentů (tzv. vytěžením) ušetřili více než 65 milionů korun. Přestože poptávka po digitalizačních službách v tuzemsku roste, většina firem má v této oblasti stále výrazné rezervy. Díky novým technologiím přitom lze snížit náklady na zpracování dokumentů až o více než polovinu.

„Od roku 2015 jsme v České republice vytěžili přes 21 milionů stran. To jsou miliardy údajů, které nikdo nemusel ručně přepisovat do dalších systémů a tabulek, tisíce ušetřených hodin a miliony korun uspořených na nákladech. Ověřili jsme si, že pouhým zavedením vytěžování faktur dokážeme středně velké společnosti ušetřit za rok téměř 300 tisíc korun,“ uvedel Petr Atanasčev, ředitel produktového marketingu Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodal: „Často se ještě setkáváme s mylnou představou, že přínos digitalizace končí naskenováním dokumentu a jeho převodem do PDF. Z našich zkušeností vyplývá, že čtyři z pěti firem zdaleka nevyužívají celý potenciál, který digitalizace nabízí.“

Mezi nejčastější nedostatky při zavedení digitalizace patří její omezení pouze na jeden typ dokumentu či oddělení, např. faktury pro účetnictví. Firmy však mohou pomocí digitalizace zefektivnit také např. oblasti automatizovaného zpracování dotazníků, osobních dokladů, vyúčtování či mzdových listů. V jiných případech se společnosti sice rozhodnou pro digitalizaci více dokumentů, ale chybí jim možnost řídit jejich životní cyklus uvnitř firmy. Postrádají napojení na další podnikové systémy nebo na automatizované firemní procesy.

Služby spojené s digitalizací dokumentů poskytuje Konica Minolta na českém trhu již celkem deset let. „Jde o základní pilíř naší nabídky, kterým propojujeme svět papírových a elektronických dokumentů. Nicméně největší potenciál pro rozvoj a využití těchto služeb vidíme v oblasti takzvané inteligentní správy obsahu, kde nám umělá inteligence může pomoct ve vyhledávání dokumentů, vyšší automatizaci procesů schvalování a připomínkování, ale třeba i při tvorbě zákaznických byznysových aplikací. Ještě během prvního pololetí tohoto roku uvedeme na trh nové řešení, které přesně splňuje definici bezpapírové a inteligentní kanceláře,“ informoval Atanasčev.

Základem digitalizačních funkcí je zpracování OCR (Optical Character Recognition). Díky této funkci systém dokáže rozpoznat jednotlivá písmena v naskenovaném dokumentu, takže uživatelé v něm mohou klasicky vyhledávat konkrétní slova. Dokument je také převeden do editovatelné podoby a lze jej následně upravovat či přepisovat.

Další krok digitalizace dokumentu představuje jeho tzv. vytěžení, tedy identifikace specifických údajů a jejich automatizovaný přepis do dalších podnikových systémů. Příkladem může být rozpoznání a zkopírování částky z faktur do účetních záznamů. Na vytěžování navazují další služby, např. řízené firemní procesy, s jejichž pomocí lze řídit celý životní cyklus dokumentu od jeho počáteční digitalizace přes automatizované rozeslání k úpravám, autorizaci až po konečnou digitální archivaci.

Náklady na ruční přepis faktur v porovnání s automatizovaným vytěžením

Ze závěrů statistik i z reálného testování vycházejí náklady manuálního zpracování jedné faktury na třináct korun. Při zpracování průměrného množství faktur v segmentu malých a středních podniků (38 400) dosahují celkové roční náklady 499 200 korun. Náklady na zpracování jedné faktury pomocí služby vytěžování se mohou snížit až na 5,4 koruny, ročně tedy jde o 207 360 korun. Celková úspora při využití služeb Konica Minolta v segmentu malých a středních firem tak může dosáhnout téměř 300 000 korun.

Statistiky za pět let digitalizačních služeb Konica Minolta udávají 523 091 000 stran zpracovaných formou OCR a 21 450 000 vytěžených stran. Při průměrné délce jedné faktury 2,5 strany jde o 8 580 000 faktur. Úspora při zpracování tohoto množství faktur při použití služby vytěžování (při ceně 5,4 Kč na jednu fakturu) oproti ručnímu přepisu (při ceně 13 Kč za jednu fakturu) činí 65 208 000 korun.

Čísla jasně dokazují výhodnost využití služby vytěžování. Naproti tomu je nutné tento proces začlenit do celkového procesu sběru, archivace, analýzy a využití obrovského množství dat a informací v průmyslovém podniku. Začlenění do kompletního datového modelu a navázání na ostatní zdroje dat jsou základní kroky k efektivnímu využívání dat v podniku a také k nastavování nových obchodních modelů v celém dodavatelsko-odběratelském řetězci.

Radim Adam